Dokumentations- und Datenschutzordnung

§1 Erstellung von Protokollen von Mitgliederversammlungen und Sitzungen von Vereinsorganen; Prüfung und Ablage

Von jeder Mitgliederversammlung wird ein Protokoll angefertigt. Neben Ort, Datum und zeitlichem Ablauf enthält das Protokoll Angaben zu den anwesenden Funktionsträgern und der Anzahl der Mitglieder (kann im Nachhinein der abgehakten Mitgliederliste bei der Zugangskontrolle entnommen werden), Wahl der Versammlungsleitung und den Protokollant*innen, beschlossener Tagesordnung, grober Verlauf der geführten Diskussionen, Ergebnisse der Abstimmungen und Wahlen sowie Ende der Versammlung.

Die Protokollant*innen fertigen fristgerecht nach der Mitgliederversammlung aus ihren Notizen ein Protokoll an und übermitteln dieses der Versammlungsleitung und der Vorstandschaft zur Genehmigung oder Korrektur / Ergänzung. Im Konfliktfall gilt die Erinnerung der Protokollant*innen und der Versammlungsleitung. Nach Genehmigung erfolgt die Archivierung bei der Geschäftsstelle für mindestens 10 Jahre.

Das Protokoll wird mit evtl. Erläuterungen zum besseren Verständnis im nächsten Mitgliederrundbrief verteilt und auf der Vereinsplattform zur Einsichtnahme hinterlegt.

§ 2 Erstellung von Protokollen von Vorstandssitzungen; Prüfung und Archivierung

Von jeder Vorstandssitzung wird ein Protokoll angefertigt, das mindestens die Art der Sitzung (Telefon- oder Videokonferenz oder persönliches Treffen, wenn ja –wo), das Datum und die ungefähre Uhrzeit von Beginn und Ende, die Teilnehmenden, die Tagesordnung, sowie gefasste Beschlüsse umfasst. Bei Abstimmungen ist festzuhalten, wie viele Vorstandsmitglieder dafür, wie viele dagegen gestimmt und wie viele sich enthalten haben. Ergibt sich aus der Summe dieser Stimmen eine Differenz zur Anzahl der Beteiligten, so waren offensichtlich für diese Abstimmung nicht alle Teilnehmenden anwesend, bei knappen oder sehr weitreichenden Entscheidungen ist gegebenenfalls die Abstimmung zu wiederholen.

Das Protokoll der Vorstandssitzung wird vorzugsweise per E-Mail allen Vorstandsmitgliedern zur Prüfung zugesandt. Ergeben sich nach Maßgaben der Vorstandsordnung keine Einwände, gilt das Protokoll als genehmigt und wird der Geschäftsstelle zur Archivierung übergeben. Spätere Korrekturen sind möglich, wenn der Fehler erst später entdeckt wird oder die Prüfung nicht rechtzeitig möglich war.

Protokolle von Vorstandsitzungen, Organsitzungen oder Mitgliederversammlung sowie dabei gesprochene Wortbeiträge sind vertraulich zu behandeln. Getroffene Entscheidungen müssen naturgemäß vereinsöffentlich gemacht werden.

Die Vertraulichkeit kann für einzelne Protokolle ganz oder teilweise aufgehoben werden, wenn alle an der Sitzung Beteiligten damit einverstanden sind.

Soll die Vertraulichkeit eines alten Protokolls aufgehoben werden, muss ebenfalls das Einverständnis aller damals Beteiligten eingeholt werden, das gilt auch für ausgetretene ehemalige Vorstände. Für den Fall, dass ein ehemaliges Vorstandsmitglied nicht mehr erreichbar ist, darf das Protokoll oder Auszüge daraus nur öffentlich gemacht werden, wenn das Ansehen des nicht mehr erreichbaren Vorstandsmitglieds dadurch in keiner Weise in Mitleidenschaft gezogen wird.

§3 Erstellung von Protokollen der Räte; Archivierung

Die Räteversammlung erstellt Protokolle über ihre Tätigkeit und ihre Besprechungen nach Bedarf und eigenem Ermessen. Entscheidungen sind intern protokollarisch festzuhalten. Protokolle der Räteversammlung sind vertraulich innerhalb der Räteversammlung und den Nachfolger*innen im Amt. Auf Antrag von Verfahrensbeteiligten kann –muss aber nicht –Einsicht gewährt werden.

Die Archivierung erfolgt bei einem Mitglied des Rates und wird nach dessen Ausscheiden an den/die Nachfolger*in weitergegeben.

Entscheidungen der Räteversammlung gehen den Verfahrensbeteiligten und der Geschäftsstelle zu. Die Geschäftsstelle archiviert die Entscheidungen zusammen mit den Anträgen und Anlagen für mindestens 10 Jahre.

§4 Vertraulichkeit der Mitgliederdaten und Mitgliederlisten

  • Listen über Mitglieder und persönliche Daten von Mitgliedern sind vertraulich. Die Einsichtnahme ist Funktionsträger*innen nach Bedarf gestattet. Missbräuchliche Verwendung kann zu erheblichen vereinsinternen Konsequenzen sowie zu rechtlichen Konsequenzen führen. Gesetzliche Vorgaben über Datenschutz sind zu beachten.
  • Der Versand von Mitgliederlisten zwischen Funktionsträgern und Geschäftsstellen über unverschlüsselte E-Mails sollten vermieden werden, ebenso die unverschlüsselte Ablage in Diensten wie Dropbox oder ähnlichen. Server, auf denen Mitgliederlisten und Mitgliederdaten abgelegt sind, müssen mindestens durch eine Authentifizierung über ein ausreichend sicheres Passwort aus Buchstaben in Groß- und Kleinschreibung, Zahlen und Sonderzeichen mit mindestens 8 Zeichen Länge abgesichert werden. Der Zugang darf nicht weitergegeben werden und ist nur Funktionsträger*innen und Mitarbeiter*innen der Geschäftsstellen zu gewähren.
  • Die Server müssen im europäischen Inland stehen.

§5 Überarbeitung

Diese Datenschutzordnung bedarf einer jährlichen Evaluierung, um neue Regelungen aufzunehmen.